CRM Schulung für Digital Coaches

Mit Klick auf „+Lead“ wird der Erfassungsprozess gestartet. Zuvor sollte unbedingt der Kunde in der globalen Suche gesucht werden, um die Anlage von Dubletten zu vermeiden.

Nur so ist gewährleistet, dass der Eingabe-Prozess startet und alle dahinter liegenden Automatismen (z.B. Erstellung des Tickets) korrekt funktionieren.

Weil einige Pop-Up-Boxen durch Trigger gesteuert sind. D.h. wenn ein bestimmtes Feld leer ist, wird eine andere Box geöffnet, als wenn es befüllt ist. Ist eine Box „zu früh“ befüllt, kann dies dazu führen, dass der Prozess abbricht.

In diesem Fall scrollen Sie im entsprechenden Modul nach unten und bearbeiten das Feld, das Sie ändern wollen. Fahren Sie danach mit dem Prozess fort (falls dieser noch nicht abgeschlossen ist).

Durch eine globale Suche (Lupensymbol oben rechts) finden Sie heraus, ob der Kunde noch als Lead angelegt ist. Falls dies der Fall ist, gehen Sie bitte in den Leads-Datensatz des Kunden und nehmen den Prozess hier wieder auf.

Ist der Kunde in der Suche nur noch im Abschnitt „Kunden“ zu finden, und wird nicht als „Lead“ angezeigt, gehen Sie bitte in den „Kunden“-Datensatz und prüfen dort, was im Abschnitt „Produkt Status“ bei „Webseite Status“ steht. Steht hier „Kontakt anhängig“, „Webseiten Kofiguration anhängig“ oder „Angebot anhängig“, kann der Prozess im genannten Datensatz wieder aufgenommen werden.

Mithilfe der Multi-Schaltfläche im Kunden-Datensatz (oben rechts neben dem Bearbeiten-Button): „neue Webseitenkofiguration“ oder „Elements A Konfiguration“, kann eine neue Konfiguration gestartet werden. Nach Klick auf dem Button muss der Browser aktualisiert werden, damit man den neu hinzugefügten Datensatz im Kunden sieht. Nach Öffnen des entsprechenden Datensatzes kann der Prozess begonnen werden.

In der Regel NIE. Wenn Ihr den Button „Konvertieren“ benutzt, wird euer Lead/Kunde aus dem Prozess gekickt. D.h. der Prozess wird dann an einigen Stellen nicht weitergeklickt werden können. Zum Glück müsst Ihr gar nicht manuell konvertieren, denn der Prozess regelt das für Euch! Bleibt einfach im grauen Prozessbereich und klickt die Buttons.

Sobald der letzte Button im Prozess benutzt wurde („Daten senden“), wird das Ticket zu diesem Auftrag auf „ToDo“ gesetzt. Zuvor können die Key Account Manager das Ticket zwar schon sehen (wissen also, dass bald etwas zu tun ist) – da das Ticket aber dann noch im Status „Backlog“ liegt, wird es nicht bearbeitet

• Das externe Webformular wird komplett ausgefüllt und mit Klick auf den Button „Jetzt senden“ losgeschickt. Danach sollte möglichst zeitnah der/die Kontakter*in bei der Agentur angerufen werden, damit sie Bescheid weiß, dass hier erst einmal nur eine Testseite erstellt werden soll. Bitte beachtet: Vorab solltet Ihr mit Eurem Senior-Digital Coach abklären, ob für diesen Kunden eine Testseite erstellt werden soll. Da die Kontakter*innen es eintragen müssen, begründet Ihnen bitte am Telefon, warum diese Testseite notwendig ist.
  Wichtig: Durch den Klick auf „Jetzt bestellen“, wird die Beauftragung gestartet. Bitte ruft Eure*n Kontakter*in sehr zeitnah an, damit die Beauftragung der echten Webseite pausiert werden kann.
  Wird die Webseite über den „alten“ Prozess in Zoho beauftragt, klickt diesen bitte ebenfalls ganz durch, bis das Ticket auf „ToDo“ gesetzt wird. Anschließend ruft bitte, wie oben beschrieben, Eure*n Kontakter*in an.

Um die Erstellung einer Webseite zu beginnen, benötigen wir das Logo des Kunden in einer guten Qualität (als jpg, tif, eps, o.ä.), die im Prozess abgefragten Daten und Informationen zu Sonderwünschen. Optimalerweise brauchen wir auch Stichworte zum Unternehmen, bzw. einen Text, der das Unternehmen / die Unternehmensgeschichte vorstellt und Inhalte / Bilder zu den gewünschten Über-Uns-Seiten (v.a. Team-Fotos). Alle Dateien können im Prozess hochgeladen werden.
Nach der Bestellung einer Webseite über das Webformular erhält der Kunde (und Ihr in cc) eine Bestätigungsmail, in der aufgelistet ist, welche Dateien wir noch von ihm benötigen. In der Email ist eine Adresse angegeben, an die die Dateien geschickt werden sollen. Wenn der Kunde die Dateien dennoch nur an Euch schickt, ladet sie entweder in Zoho hoch (im Datensatz „Webseiten Konfiguration“ unter „File upload“) oder leitet sie per Mail an die Agentur weiter.

Mit dem Ticket-Status könnt Ihr schnell erkennen, wo die Umsetzung des Auftrags gerade steht. Eine Übersicht über die möglichen Stati findet Ihr hier.

Mindestens das Firmenlogo und seine Kontaktdaten. Je nach Konfiguration enthält die automatische Bestätigungsmail eine Liste, welche Informationen oder Inhalte noch benötigt werden.

Ist der Kunde noch nicht in Zoho vorhanden, wird er als Lead angelegt. Der Lead-Anlageprozess in Zoho führt direkt zum Einstiegspunkt des Webformulars. Anschließend füllt Ihr die Daten des FHW in das Formular ein und klickt am Ende auf “Jetzt bestellen”. Mit diesem Button wird das Ticket erstellt.
Ist der Kunde bereits in Zoho vorhanden, wählt Ihr in der Kombi-Schaltfläche oben rechts im Kunden-Datensatz “Neue Webseitenkonfiguration” aus. Anschließend öffnet ihr die neu erstellte Webseiten-Konfiguration und führt den Prozess aus. Auch hier kommt Ihr nach Prüfung/Eingabe einiger Basisdaten automatisch zum Webformular.
Eine ausführlichere Beschreibung findet Ihr in der Kurz- oder Langanleitung, die Ihr am Ende dieser Seite herunterladen könnt.

Der Kunde geht einen Vertrag über die Erstellung und Wartung einer Webseite ein und schließt im Zuge dessen einen Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag zu. Die Vertragsbedingungen, den AV-Vertrag, sowie die Datenschutzbestimmungen kann der Kunde sich vor Klick auf “Jetzt bestellen” über Links, die auf der Zusammenfassungs-Seite stehen, herunterladen.
Direkt nach der Bestellung bekommt er mit der Bestätigungsmail Download-Links für den Vertrag sowie den AV-Vertrag zugeschickt.